Las empresas están diseñando nuevas oficinas para el trabajo híbrido

Cuando muchas empresas intentaban deshacerse de su espacio de oficinas para ahorrar dinero durante la pandemia, la firma de arquitectura y diseño NBBJ estaba haciendo lo contrario.

Se hizo cargo de las antiguas oficinas de la empresa de ropa Eileen Fisher en el distrito Flatiron de la ciudad de Nueva York y comenzó a derribar paredes y crear un "laboratorio viviente" de 28,000 pies cuadrados, un espacio donde la empresa podía probar qué tipo de diseño y distribución funciona. Lo mejor para el trabajo híbrido. La idea no era obligar a los empleados de NBBJ a ir a la oficina cinco días a la semana, sino crear un lugar para el trabajo híbrido donde la gente realmente quisiera ir, a pesar de los largos viajes diarios típicos en el área de Nueva York. Luego, NBBJ podría tomar lo que funcionó y usarlo como base para diseñar oficinas para sus clientes que también miran hacia el futuro híbrido.

"Estamos en las primeras etapas de un profundo reconocimiento de que el lugar de trabajo debe ser diferente", dice Steve McConnell, socio gerente y presidente de la junta de NBBJ, quien encabezó el rediseño.

El espacio Flatiron, que abrió sus puertas en noviembre, se siente como una mezcla entre una oficina y un club social, con salas de conferencias que emiten vibraciones de sala de estar, gracias a sus estanterías y sofás hogareños; un laboratorio donde los empleados pueden ver pequeños modelos de edificios que la empresa está diseñando; alfombras verdes por todas partes que se sienten como prados forestales; y proyectos de arte giratorios en pantallas que se extienden hacia los techos altos. Es casi el doble de grande que el antiguo espacio de oficinas de la compañía, y con su luz natural y sus tonos verde oscuro, parece comunicar más "cool Airbnb" que "oficina".

El mercado de bienes raíces comerciales todavía está en el basurero, con una ocupación de oficinas de alrededor del 50% de los niveles previos a la pandemia en las 10 ciudades más grandes de EE. UU., según Kastle Systems, que rastrea los pases únicos de tarjetas en edificios de oficinas. Muchas empresas ahora están luchando contra los trabajadores sobre si el regreso a la oficina será un requisito y cuántos días serán obligatorios, incluidas Amazon, Walt Disney Company y el New York Times. Pero ahora que la Administración Biden ha declarado oficialmente que la pandemia ha terminado, algunas empresas están listas para declarar el trabajo híbrido como la nueva realidad y están rediseñando sus oficinas en consecuencia, aprovechando los precios bajos y los propietarios desesperados y creando espacios en los que los empleados realmente quieran trabajar. .

"Nunca obligaremos a la gente a volver a la oficina, pero sentimos la responsabilidad de construir un espacio de oficina que sea encantador", dice Holly Barbacovi, jefa de recursos humanos del fabricante de videojuegos Bungie, que casi terminó de construir su nuevo espacio de oficinas en Bellevue, Washington. Durante la pandemia, Bungie decidió permitir el trabajo completamente remoto; hoy, la empresa está ampliando sus pies cuadrados de 80.000 a 200.000.

Tales lugares de trabajo híbridos parecen ser el futuro de las oficinas corporativas. Aunque el 42 % de las empresas tenían una política de tiempo completo en la oficina en el segundo trimestre de 2023, eso es menos que el 49 % en el primer trimestre del año, según Flex Index, una base de datos de encuestas e información disponible públicamente que rastrea las políticas de vuelta a la oficina de más de 4.000 empresas. Además, alrededor del 30% de las empresas ahora permiten el trabajo híbrido, frente al 20% en el primer trimestre, según el informe.

"Creo que muchos empleadores están rediseñando sus oficinas para que sean mejores oficinas compartidas, menos lugares a los que ir para hacer el trabajo con la cabeza hacia abajo", dice Robert Sadow, director ejecutivo y cofundador de Scoop Technologies, que publica Flex Index. . Por supuesto, esto está sucediendo más en ciertas empresas que en otras: alrededor del 63 % de las empresas con menos de 500 empleados son completamente flexibles, según el Flex Index, en comparación con solo el 13 % de las empresas con más de 50 000 empleados.

Algunas empresas están reconsiderando por completo la idea de una oficina permanente, dice Prithwiraj Choudhury, profesor de la Escuela de Negocios de Harvard que ha estado estudiando el trabajo remoto durante años. Algunas nuevas empresas están decidiendo que el propósito de una oficina es realmente socializar, y están permitiendo que los empleados trabajen desde cualquier lugar y luego eligiendo un lugar para que las personas se reúnan ocasionalmente durante todo el año para conocerse.

Una empresa llamada Zapier, por ejemplo, tiene retiros de empresa donde invita a todos los trabajadores a pasar unos días en persona con sus compañeros; la empresa paga los vuelos, el alojamiento y la comida, y organiza formas para que las personas de diferentes departamentos se conozcan entre sí. Gitlab, que según Choudhury es una de las empresas remotas más grandes del mundo, con 1300 empleados, permite que los empleados sean completamente remotos, pero tiene al menos una reunión fuera del sitio en todo el mundo cada año.

Se están formando nuevas empresas para satisfacer las necesidades de las empresas que buscan lugares de trabajo alternativos; por ejemplo, está Radious, una aplicación tipo Airbnb que permite a las personas alquilar espacio adicional en sus hogares a trabajadores remotos, y Project Pair, que ayuda a las empresas del Área de la Bahía a compartir espacio de oficina híbrido.

"Hay toda una nueva generación de empresas que están organizando el trabajo de una manera muy diferente", dice Choudhury.

Incluso antes de la pandemia, muchas empresas aceptaban que la oficina estaba rota. Las oficinas de planta abierta que parecían una buena idea hace unos años se habían convertido en lugares ruidosos donde los trabajadores tenían problemas para concentrarse. En 2019, las personas pasaron un promedio de 47 segundos en una pantalla determinada antes de cambiar a otra, frente a los 2,5 minutos de 2004, según una investigación de Gloria Mark, profesora de informática en la Universidad de California, Irvine. Algunas empresas incluso se estaban moviendo a semanas laborales de cuatro días para tratar de dar a los empleados más tiempo para concentrarse.

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Antes de la pandemia, a un arquitecto, David Dewane, se le ocurrió la idea de una oficina utópica donde los empleados tuvieran espacio para socializar pero también para hacer el tipo de trabajo profundo necesario para muchos trabajos de conocimiento: lo llamó la máquina Eudaimonia, por la palabra griega que denota un estado de florecimiento y prosperidad. Su diseño tenía una galería donde los trabajadores verían material que los inspiraría y les recordaría el propósito de su trabajo; un salón donde pudieran socializar y conversar, una biblioteca donde pudieran investigar; una oficina donde pudieran hacer gastos y "trabajos ligeros"; y luego una habitación aislada para un trabajo profundo donde pudieran concentrarse. Hoy, Dewane está trabajando con una empresa de diseño llamada Geniant para ayudar a las empresas a encontrar el mejor espacio de oficina para su combinación de trabajadores.

"El antiguo lugar de trabajo es performativo, a lo que estamos tratando de llegar ahora es a lugares donde su espacio le permita hacer su trabajo a un nivel superior", dice.

Lo que NBBJ ha descubierto hasta ahora es que la nueva oficina debe ser un lugar donde las personas puedan reunirse, socializar e inspirarse. No es un lugar donde vienen a sentarse bajo luces fluorescentes en salas de conferencias y añoran su hogar. A pesar del gran tamaño de la oficina de NBBJ, todavía no hay suficientes escritorios individuales para cada empleado; los diseñadores asumen que las personas también querrán sentarse en mesas largas donde puedan extender papeles, o en sofás o sillas cómodas.

"Si regresas a la oficina, no regresas para sentarte en un escritorio, regresas para colaborar. Por lo tanto, elaboramos estas áreas y zonas donde las personas realmente podrían ingresar y trabajar colectivamente juntas, " dice Suzanne Carlson, directora sénior de mercado corporativo de NBBJ. El espacio preferido de Carlson: la sala de estar, que tiene una alfombra verde oscuro, un cómodo sofá gris con mantas, una mesa de café y un televisor grande para llamadas de Zoom. "Si trabajas con líderes en una sala de conferencias y luego haces un resumen en la sala de estar, la intimidad y la calidad de compartir y la apertura cambian", dice ella. "El espacio importa".

Zach Russell, director sénior de experiencia de los empleados de Bungie, dice que quiere hacer de la oficina un lugar "al que la gente quiera ir y no al que tiene que venir". Bungie espera que sus nuevas oficinas ayuden a las personas a tener el tipo de "colisiones" accidentales que ayudan a las empresas a ser más innovadoras y también conducen a una mayor satisfacción en el lugar de trabajo. Las estaciones de trabajo están en el exterior de la oficina, y cuando las personas toman una taza de café o van al baño, tienen que trasladarse al centro de la oficina, donde se encuentran con otras personas. También hay algunos espacios abiertos con sofás y áreas para sentarse donde las personas pueden realizar llamadas de Zoom o jugar videojuegos, y en todas partes hay figuras de tamaño real de algunos de los juegos más populares de la compañía.

La empresa realizó recientemente un evento en su nuevo espacio de oficinas, y resultó tan popular que algunos trabajadores remotos mencionaron la idea de reubicarse para estar más cerca del corazón palpitante de la empresa, dice Barbacovi. Ahora, Bungie ha lanzado una nueva política que permite a los trabajadores un presupuesto de reubicación en caso de que quieran mudarse a Bellevue ahora o en el futuro.

Por supuesto, muchas empresas no han cambiado sus oficinas en absoluto. Todavía están decidiendo exactamente cómo serán sus arreglos de trabajo y si pueden hacer que la gente regrese a la oficina. El riesgo de una recesión también está haciendo que algunas empresas duden en gastar dinero en nuevas excavaciones.

Pero la pandemia ha cambiado la forma en que sucederá el diseño de la oficina, cuando suceda, en el futuro. "Con la interrupción total de la sociedad y la importancia de la pandemia, se entiende bien que este tipo de eventos catastróficos aceleran el cambio", dice McConnell, de NBBJ.

Antes de la pandemia, por ejemplo, NBBJ no dedicaba mucho tiempo a hablar sobre si las empresas eran híbridas cuando diseñaban sus oficinas. Ahora bien, la firma siempre empieza preguntando a las empresas cuál es su estrategia inmobiliaria y si quieren tener un espacio físico en el futuro, y cuál es su estrategia de plantilla y si la gente será híbrida.

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Aunque las empresas tienen diferentes ideas sobre cómo se ve un espacio de trabajo híbrido, hay una cosa que une a muchos de estos espacios: son flexibles, cambiables y pueden verse diferentes en uno o dos años.

La empresa de calzado Brooks comenzó a buscar espacio para oficinas comerciales en 2020: Tom Ross, el vicepresidente de finanzas de la empresa, bromea diciendo que él era la única persona en Seattle que buscaba espacio para oficinas en ese momento. La empresa decidió que no solo quería que la gente viniera de vez en cuando, sino que quería una oficina donde la gente pudiera colaborar con frecuencia en persona. Pero Brooks aprendió de la pandemia que las cosas podrían volver a cambiar inesperadamente, por lo que la empresa está trabajando con NBBJ para que la oficina sea lo más flexible posible. Y, de hecho, los muebles, si se diseñan correctamente, se pueden mover con facilidad, al igual que las paredes, dice Ross. "Lo diseñamos de manera que podamos hacer cambios relativamente rápidos y económicos si es necesario, de modo que no estemos atados a un diseño específico", dice.

Las nuevas oficinas de NBBJ, el laboratorio viviente, también son flexibles. Las paredes se pueden mover y los muebles se pueden desarmar para que una habitación se convierta fácilmente en un espacio de reunión o en un área para sentarse. Los escritorios y sillas son la primera iteración de oficina en Nueva York del sistema de mobiliario flexible Vitra Comma, diseñado en 2022 para permitir a las empresas montar y desmontar fácilmente escritorios y estanterías como si fueran andamios. Hay instalaciones de arte que cambian con el tiempo, y los proyectos en los que la empresa está trabajando se presentan al aire libre, de una manera que agradece los comentarios de los colegas. "Queremos que esto sea pirateable, flexible, si la gente regresa en dos meses se verá diferente", dice John Gunn, líder de prácticas corporativas de NBBJ.

Hay una cosa que las empresas como NBBJ no pueden cambiar cuando rediseñan nuevas oficinas: los precios de la vivienda, el factor que ha llevado a tantos trabajadores a vivir lejos y no quieren hacer frente a los largos viajes diarios a la oficina. Pero Gunn y NBBJ dicen que esperan poder diseñar oficinas que hagan que la gente quiera entrar, incluso si tienen viajes largos. Gunn, por ejemplo, vive en Beacon, que está a dos horas de viaje, de ida, desde las nuevas oficinas. Está casi todos los días.

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